m2n68-am会计档案千万要保存好了！关键时刻能帮你大忙！-第一财税资讯

会计档案千万要保存好了！关键时刻能帮你大忙！-第一财税资讯


今天的话题从两个真实的新闻说起
案例一
定远县一家企业会计外出报账途中，粗心大意将千余万元账本放在路边，哪知回头寻找时已不知所踪。接到报警后，定远县公安局刑侦大队民警火速介入，终于在8小时后将账本找到。原来，这30多斤重的账本，被老人卖到废品收购站，险些被压缩成废纸。
北京辉子爷。案例二
广东中山某公司老板先授意出纳签名提取现金、转账合计65万元遵化一中，随即状告出纳冒用自己签名。金柳妍法院依据会计凭证等相关证据裁决，支持出纳“老板授意，钱也是老板拿走”的说法。
那么这两个新闻有什么联系吗？这就是这篇文章我要给大家讲解的会计档案的管理，或者更切合实际的说——证据的管理。
两篇新闻都很奇葩贺舒婷，案例一这么重要的账本怎么会随意被带出公司呢？带出公司怎么就非要用电瓶车呢？用电瓶车也就算了，怎么会被扔在无人看管呢？案例二里的老板授意出纳提款就算了，是自己的钱华夏装饰网。为什么要状告出纳呢？幸好这个出纳够机智，自己提取了相关证据，否则前途尽毁不说，还要赔款。
1会计资料包括哪些内容
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿黄铃,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

2会计档案的保管形式
资料的存储方式包括电子、纸质两种。资料的内容不同，存储方式不同，管理流程肯定也各不相同孟买血型。原件及电子档统一管理、电子资料多备份、建立台账、完善借阅制度、专人管理等等是资料管理必不可少的必要流程和关键步骤。
3会计档案管理办法规定
第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。　
　
第十一条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意m2n68-am。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案马文璐。
第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

4管理办法
不同的文档和资料都交给相应岗位的财务人员虎扑鞋柜。例如，合同原件附在凭证后面，电子档合同由销售文员、财务人员各一份，分别保管，原件没有额外保留。
规范些的公司，会有专人管理合同、档案资料。
财务保留一份纸质的合同原件，重要内容扫描关键页单独存档，其他的都扫描存档，建立目录，便于查找；财务、业务各留一份原件；
由一个人专门负责电子、纸质档案的归档、整理工作。平时由其他人整理好的资料给他存档，例如：年度打印好的账薄。
各岗位负责自己岗位档案，包括纸质和电子资料，年度或定期整理好，上交档案管理人员。
质保金账务单独挂账管理。
作为债权方应该有相应的台帐进行跟踪，或者系统跟踪。人少可以让一个人兼管，管理标准可以降低，如：重要合同必须存档我看书斋，一般的直接附在凭证后面神武九天。档案需要规范管理，档案管理如果比较差，很多经营活动没办法查清楚，没有资料支撑。财务资料要经常备份，避免因为一些不可抗力，造成财务资料缺失。
曾经有个案例，公司财务软件是单机版，服务器坏了，数据没有备份，结果好多年的凭证从头再输一遍，浪费了很多时间徐思宁。档案用U盘或者刻录光盘存档一份，其他的电脑也存档一份。纸质资料的必须存一份保留军川农场。
专门的人管专门的事，其实放在哪个部门是次要的，只需明确一个部门管理此事，重要的是管理流程。
比较规范或者说成熟的是合同统一存档于行政部。行政部门把这些合同扫描件电子化，给相关人员开通查阅权限。公司有档案管理制度，制度里要求资料统一归口部门是行政，分纸质和电子两种方式胸肌哥，档案有公司证件资质、法律文件、对外信函、会议纪要、协议合同、规章制度等吴国迪，都是分类别的，并建立台账，做好目录和索引。资料移交、资料借阅，都有相应的时间限制。资料借阅需要OA，资料外借比普通借阅要加两个审核人。索引就是档案编号背带舞，年份-公司名称-部门名称-小类-编号。可以全员查阅的档案红尘恋歌，放在OA公共资料库里。借阅OA审批流程一般是：申请人—部门负责人—行政—通知档案管理员。
大型企业管理比较规范的，那么小企业呢，有没有什么好办法播弄的意思？
小企业的资料可以一式两份，涉及到财务的资料原件财务留存。同时复印一份给相关部门，凭证附件也是用合同复印件。扫描电子档，按日期月份归档鏖战鲁西南。查阅原件或者外带需要手续。网上找个合同管理软件就可以用。小企业好在资料也少医痴妻主，所以理顺一下就好了。
切记
会计档案管理非常重要，无论我们财务人员是经手人也好，还是财务负责人也好，一定要主动的完善企业的各种档案管理流程，并按规定定期整理、定期归档，不要随意像文章开始的那个粗心的会计一样随意带出，还随意的丢放。而且，这不仅仅是对企业有好处，也可以极大的提升自己的工作效率，在权益被侵犯，甚至被陷害的时候也能给自己提供一个合理有效的证据，帮自己摆脱麻烦。

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