康华公司【经验分享】长篇好文！采购付款业务中的舞弊风险预防（下）-风控在线

【经验分享】长篇好文！采购付款业务中的舞弊风险预防（下）-风控在线

引文：
买方市场导致企业采购—付款业务变成了舞弊风险的高发区。上期笔者介绍了企业实践中为应对采购—付款业务环节舞弊风险的一些具体方法，如组织牵制法多家询价、集中供应、利益冲突回避等。本期笔者将就介绍其他预防舞弊方法与读者展开讨论。
企业釆购与付款循环从实践的角度看，在供应商开发、签订釆购合同、下达采购订单、验收货物、确定应付账款、支付货款这六个环节中每个都有其关键控制点。找到关键控制点并实施有效监控是确保预防舞弊风险的重要因素。
招标采购中的“预后”措施
企业为了降低采购成本陈谭秋，防止独家釆购中的舞弊风险，通常会对大宗采购实行公开招标。招标釆购主要用于供货商开发环节，为此企业应当对招标釆购进行程序化管理。但是一个有趣的现象是，管理层为了预防某种舞弊风险而制定某个管理规定时，这个管理规定同时又会成为舞弊风险的高发对象。招标釆购政策就是典型的例子。招标釆购可以在一定程度上预防独家釆购的风险。但是招标过程又成为舞弊的高发区。类似的ERP系统和OA办公自动化管理系统等也都具有这样的特点。这一点要特别引起注意并设计相应的“预后”措施。
如同时针对内部人员和外部供应商的约束性措施——供应商阳光协议。所谓“阳光协议”就是指由企业和外部供应商之间签署的，为了预防企业内部人员和供应商业务人员之间出现灰色交易的书面约定。这个协议要求供应商必须严格遵循商业道德，在公开、公正和公平的条件下和企业业务人员进行沟通。阳光协议将事先对供应商和本企业交往的行为进行规范。如果供应商采取不合法或不符合商业道德的手段处理与企业的业务，则企业将对该供应商实施相应的制裁。这里包括但不限于降低采购数量、予以批评处罚，直至取消其投标资格或供应商资格。
作为负责任的企业，应当从政策上规定，所有列入供应商清单的企业都必须签署阳光协议。阳光协议应当定期调整并列入供应商档案之中。凡是拒绝和企业签署阳光协议的供应商，将考虑取消其供应商资格。阳光协议中通常也会公布企业舞弊案件举报中心联系人和通讯方法。当供应商发现企业业务人员对其提出非法利益要求时，可以向该举报中心进行举报。阳光协议的有效范围将包括签署釆购合同、下达釆购订单、货物验收以及支付货款等各个釆购环节。

集中采购政策
企业一方面要求通过建立组织牵制对釆购业务实行多头介入，但同时又必须规定集中釆购政策。确保所有采购尽可能集中由釆购部负责办理。企业应当明确规定，所有釆购合同必须统一由釆购部负责签署。
在实践中，许多企业并没有完全做到这一点。一些企业将釆购业务进行分割，导致经办采购业务多元化。例如设备釆购、办公用品釆购、工程改造项目采购、电脑软件采购等，进行分割，全部交由设备部、IT部门或行政部门各自办理。这种多头釆购的结果非常容易产生舞弊风险。对于涉及到一些具有高科技、技术性要求很高的设备和备品配件采购孙渣，尤其容易产生失控现象。
集中釆购的核心要点是：由釆购部代表公司统一签署釆购合同。涉及高科技、专业性极强的设备或工程项目的釆购柳若馨，釆购部应当组织相关部门专业人员共同参加合同谈判，但釆购合同的主管部门必须是釆购部。针对一些非常小的零星釆购，确实无法做到集中由釆购部办理的情况，也应当由釆购部授权其他部门办理釆购王慈官。例如零星办公用品、普通软件产品等。对于大型集团公司来说，更应当根据实际条件尽量釆用集团统一釆购的办法对大宗物资实行统一釆购。这样做—一方面可以有效降低采购成本，同时也可以预防各自为战在釆购中形成的舞弊风险。当然集团统一采购也应当制订严格的釆购控制程序。
制订严格的采购合同审核程序
企业在制定统—一釆购政策后，同时应当制订——套规定釆购合同的内部审核程序。釆购合同内部审核程序应当根据不同的釆购事项和金额筹情况分别确定不同的审核环节。
设备釆购、中项人宗原材料釆购、年度釆购、外协加工釆购、工程项目釆购等，需要确定不同的审批环节。设备釆购等涉及技术性要求高的项目，应当有专业工程师对技术条款进行审核；复杂的大型安装项目甚至需要聘请外部专家参与审核；外包合同需要有相关部门业务人员进行审核；重大釆购合同需要有内部法律顾问审核；所有合同均应当接受财务部的审核等等。总之釆购合同中的技术条款、商务条款、纠纷处置条款和付款条款应当分别由不同的部门负责审核并提出纠正意见。釆购合同内部审核程序除了预防与供应商之间产生的外部风险外，同时也具有预防内部采购业务人员的舞弊风险。

外包业务
当市场化、专业化、信息化和全球化达到一定高度后，为了更好地配置资源，提高效率，许多跨国公司都在开展各种外包业务最终杀场。外包业务的原意是为了提高公司运营效率，降低成本，将一些非核心业务交由专业公司去做。例如有些公司将原来自己的车队和仓库储运货物统一交给第三方物流公司负责；一些公司将工薪发放也交由第三方会计师办理；企业保险业务大量外包给保险经纪人等。
可以说，外包业务将是未来企业运营方式大调整的重要标志。利用现代信息技术，可以将专业化分工推进到更高的层次，企业运营管理将不断简化。这种外包业务本身就具有预防釆购舞弊风险的作用。
购买雇员忠诚保险
以前笔者在讨论保险与内控的关系中曾对此提到保险在预防舞弊风险方面的作用。而雇员忠诚保险正好具有预防舞弊风险的作用。根据雇员忠诚保险的保障范围，该保险主要就是保障企业(投保人)由于其雇员不忠实行为(包括舞弊行为)给企业造成的损失极品桃花命。就釆购业务而言，如果雇员利用权利做出损害企业利益的活动，企业可以向保险公司提出损失索赔。为了达到索赔的目的，企业从一开始就应当对各种可能造成损失的舞弊行为进行分析并提出预防措施，包括记录和鉴定办法。
例如如果釆购业务人员利用权利和供应商勾结，合伙欺诈公司以不合理的价格购买产品后，给公司造成损失者，公司就可以依据损失情况(通常会有法院或公安机关的判决鉴定)向保险公司提出索赔。这个措施对整个釆购—付款循环有效。

新型采购合作方式
在预防釆购舞弊风险的诸多手段中，前面曾提到过当前主流企业多以多家询价规定以避免独家釆购中容易产生的舞弊风险。但是，如果企业和这些独家供应商釆用结成战略联盟这种新型合作方式后泡圣老鱼，则情况又将发生重大变化。毒奶色一些跨国企业在制定运营政策包括釆购政策时，已经考虑和供应商之间建立新型的合作关系——利益共享机制。
在汽车制造行业爵爷吉祥，这种合作方式尤其普遍珞珈山炮王。汽车主机厂会和各个零部件供应商就新开发的产品供应达成利益共享和风险共担协议。各个零部件供应商直接参与主机厂的研发过程。当新车型开发成功后，参与合作的零部件供应商也同时分享主机厂的成果。这方面的合作典范是日本的丰田汽车3377事件。为此丰田汽车和各个零部件供应商之间形成了以丰田为中心的一个独特的生态圈。一种制造业中的生物链。这种生态圈除了可以提高合作效率，强化相互关系形成合力外赵婧伊，还具有预防采购舞弊风险的作用。这种战略联盟式的采购合作关系可以看成是集中采购的更高层次。
财务付款政策
在釆购—付款业务循环中，有关财务方面的舞弊风险主要集中在应付账款确认和货款支付两个环节中。供应商销售了货物，最关心的就是日后是否能及时收回货款。由于竞争的关系，特别是当企业因为各种原因处于资金相对紧张时期，供应商会对收款问题尤为关注。为了及时拿到销售货款，供应商通常会釆取各种措施对相关业务人员展开公关活动。腐败舞弊问题也就此产生。
在买方市场条件下，一些管理不善的企业人员就会利用负责供应商销售上账的条件和支付到期货款的权利从事舞弊活动。一些资金短缺的企业，反而成为个别财务人员谋取个人利益的有利条件。为此企业内部应当对使用供应商货物上账过程(主要是ERP系统的数据录入)做出程序规定。事先确定上账的前提条件和登记入账的时间规定徐宥利。在确定应付供应商货款时，应当制定付款计划超级修真保镖。付款计划将根据企业的实际现金状况，采购合同规定以及供应商重要性等若干因素制定。付款计划通常由财务部编制，然后经过釆购管理委员会审核后由总经理批准执行。企业应该从政策上对采购人员介入釆购付款做出明确的规定，严格禁止采购业务人员为供应商联系催促货款。支付货款业务由财务部按照付款计划安排支付。
以上介绍的各种预防釆购舞弊风险的方法烈血咒，也还只是众多办法中的—部分。还有比如对釆购—付款业务展开专项内部审计、内控检查等。笔者要特别说明吴文献事件，上述各种方法和措施没有那个方法是绝对有效的，必须根据本企业自身的实际情况配伍使用。发生在企业层面的一些舞弊问题，需要站在国家层面、社会道德层面和公司治理的高度来考虑解决。
采购—付款业务中的舞弊风险只是企业舞弊风险的一部分推搪网。根据风险转移理论，康华公司一些企业的釆购舞弊风险正在向销售—收款业务领域转移。舞弊风险的不断转移，正像人体癌细胞扩散一样损害企业的正常运营，因此从理论上说，舞弊风险在短期内难以根除。
作者：麻蔚冰
原载于《首席财务官》2007年第8期
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